Kommunikation Eltern und Trainer

Als Betreuer bist du das Bindeglied zwischen den Eltern deiner Manschaft und des Trainers sowie den Vereinsoffiziellen. Eine deiner ersten Aufgaben sollte es daher sein eine Adress- und Kontaktliste deiner Eltern zu erstellen (siehe Beispielvorlage @link). Damit die Eltern auch untereinander sich absprechen können, bspw. für Fahrgemeinschaften, bekommt jedes Elternpaar eine Kopie der Adressliste.
Die aktuellen Kontaktadressen der Vereinsoffiziellen wird dir vom HSV Vorstand am Anfang der Saison übergeben. Eine Email-Adresse ist dabei die wichtigste Kontaktadresse!

Deine Aufgabe als Betreuer ist es die Fragen der Eltern zu kanalisieren und an die richtigen Offiziellen weiterzuleiten bzw. Informationen von den Offiziellen und Trainer an die Eltern weiterzuleiten.
Der einfachste Weg ist per Email zu kommunizieren. Richte dir in deinem Email-Programm einen Verteiler ein in dem alle Email-Adressen aller Eltern enthalten sind. Denke auch an Alternativen wie dem Email-Programm in deinem Mobiltelefon oder Tablet-PC. Damit es nicht zu kompliziert wird die Adressen alle auf dem aktuellsten Stand zu halten benutze ich Googlemail für die Pflege der Kontakte da ich hier die Kontakte automatisch zwischen allen Geräten synchronisieren kann. Aber das nur als eine Idee.
Ein Tipp noch den ich immer wieder auch nach knapp 30 Jahren Existenz der Email bei einigen lernresisten Anwendern sehe: Informiere dich über An, Cc und Bcc, lerne die Unterschiede und mache dir Gedanken beim Versenden einer Email welcher Empfänger in welches Feld einzutragen ist. Nicht jeder möchte seine Emailadresse bei für ihn fremden Leuten bekannt machen. Zumal so eine Mail gerne auch mal an dritte und noch weiter entfernte Persomen weitergeleitet wird was du als ursprünglicher Absender nicht mehr überblicken und kontrollieren kannst. Daher: Über cc und bcc informieren und anwenden!

Zurück zur Kommunikation. Neben der Email ist natürlich auch eine gültige Mobilfunknummer sehr wichtig. Spätestens wenn an einem Spieltag jemand aus deiner Mannschaft fehlt, wirst du sie brauchen. Und last but not least: WhatsApp! Eine Killerapplikation was schnelle Kommunikation angeht. Spich dich mit den Eltern ab ob ihr WhatsApp (oder eine von den zahlreichen Alternativen) nutzen wollt und ob du damit auch alle erreichst. anderenfalls würde dies nur ein Kanal mehr sein den du zu bedienen hättest. Daher überlegt es euch zusammen gut ob ihr Messenger einsetzt.

Versuche Informationen die du durch Hören-Sagen zugetragen bekommen hast, erst durch eine gesicherte Quelle zu verifizieren, bspw. bei einem Vereinsoffiziellen. Nichts ist ärgerlicher als Frust und Energie in eine Fehlinformation zu stecken. Wenn Eltern dich drängen ungesicherte Informationen herauszugeben, sage auch immer das dies unbestätigt ist. Das kommt leider immer wieder vor.
Ein Beispiel: Bei einem Training macht unter den Eltern die Nachricht die Runde das am nächsten Tag ein extra Training sein soll. „Vermutlich für alle Mannschaften“.
Natürlich werden deine Eltern dich jetzt löchern wollen. Solange du aber nicht aus sicherer Quelle Informationen hast würde ich mich zurückhalten und immer betonen das die Infos unbestätigt sind. Natürlich kümmerst du dich schnellstmöglich um Aufklärung und informierst dann nochmal gesondert deine Eltern.

Deine Eltern sind angehalten in regelmäßigen Abständen ihre Emails abzurufen. Das bedeutet mehrmals am Tag (sofern ihr nicht alle einen Messenger wie WhatsApp benutzt). Nur so kann auf kurzfristige Änderungen rechtzeitig reagiert werden. Beispielsweise kann ein Sturm das Training unter dem Zeltdach zu gefährlich werden lassen, oder aber das Training wird kurzfristig auf eine andere Zeit oder andere Halle verlegt.

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